চাকরির জন্য প্রয়োজনীয় Microsoft Word Basic Skills: নতুনদের সম্পূর্ণ গাইড পর্ব-2

মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ডের আজকে ২য় পর্ব। যাবতীয় চাকুরীর বিজ্ঞপ্তিতে অভিজ্ঞতার পাশাপাশি কম্পিউটার স্কীলের কথা বলা থাকে। আপনাদের মধ্যে অনেকেই আছেন যারা বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানে চাকুরী করে অভিজ্ঞতা অর্জন করে থাকেন। কিন্তু কম্পিউটার স্কীল থাকে না। যার ফলে নতুন অফিস-প্রতিষ্ঠানে চাকুরী করতে গেলে, ঠিক এই জায়গায় আটকিয়ে জান। ঠিক সেই লক্ষ্যকে কেন্দ্র করে Microsoft Word Basic Skills এর আজকে ২য় পর্ব। যারা প্রথম পর্ব েদেখেন নাই।  এই লিংক থেকে দেখে নিবেন-

 4️⃣ বাংলা / ইংরেজি টাইপ করা

কম্পিউটারে সর্বদা ইংরেজি টাইপ করা হয়  কিন্তু আপনারা যদি  আপনার কম্পিউটারে বাংলা টাইপ করতে চান। সেক্ষেতে আপনার ল্যাপটপ অথবা ডেক্সটপ কম্পিউারে বিজয় সফটওয়্যার ইন্সটল করা থাকতে হবে। তাহলে আপনি বাংলা টাইপ করতে পারবেন। তবে ইংরেজি টাইপ করার সময় কোন সফটওয়্যারের প্রয়োজন হবে না।  

মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ড ওপেন করার পরে নিউ ডকুমেন্টে নিচের লাইনটি টাইপ করুন-

A Quick Brown Fox Jumps Over The Lazy Dog

✅ MS Word-এ Select (সিলেক্ট) এর কাজ কাজ অনেক গুরুত্বপূর্ণ। যখনই আপনি কোন কমান্ড প্রয়োগ করবেন অথবা লিখা ছোট-বড় করা অবশ্যই আপনাকে সিলেক্ট করতে হবে। 

সিলেক্ট করার মূল কাজগুলো হলো—

* লেখাকে কপি/কাট করা

* টেক্সট ফরম্যাট করা (Bold, Color, Font Size পরিবর্তন)

* টেক্সট ডিলিট করা

* মুভ/ড্র্যাগ-ড্রপ করা

* ছবি বা অবজেক্ট এডিট করা

* নির্দিষ্ট অংশে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা

* টেবিল বা প্যারাগ্রাফ নিয়ন্ত্রণ করা

1. Mouse দিয়ে সিলেক্ট

* কার্সর টেনে (drag করে) লেখা নির্বাচন

লিখার শুরুতে কার্সর থাকলে মাউসের বাম বাটন ক্লিক করে ডান দেক টেনে নিলেলিখা সিলেক্ট হবে। 

* ডাবল-ক্লিক → একটি শব্দ নির্বাচন

লিখার মাঝে যদি কোন একটি শব্দ সিলেক্ট করতে চাইলে শব্দটির গায়ে কার্সর নিয়ে ডবল ক্লিক করুন।

* ট্রিপল-ক্লিক → পুরো লাইন নির্বাচন

সম্পূর্ণ পুরো একটি লাইন সিলেক্ট করতে হলে মাউসের কার্সর দিয়ে দ্রুত ট্রিপল ক্লিক করুন।

* বাম মার্জিনে ক্লিক → পুরো লাইন নির্বাচন

যেকোন লিখার লাইনের বাম পাশের মার্জিনে ক্লিক করলে পুরো লাইন সিলেক্ট হবে।

* বাম মার্জিনে ডাবল ক্লিক → পুরো প্যারাগ্রাফ নির্বাচন

কয়েক লাইন নিয়ে একটি প্যারাগ্রাফ হয়। বাম পাশের মার্জিনে ডবল ক্লিক করলে পুরো প্যারাগ্রাফ সিলেক্ট হবে।

* বাম মার্জিনে ট্রিপল ক্লিক → পুরো ডকুমেন্ট নির্বাচন

সম্পূর্ণ পেজের সব লিখা সিলেক্ট করতে হলে বাম পাশের মার্জিনে ট্রিপল ক্লিক করলে পুরো ডকুমেন্ট এর সব লিখা সিলেক্ট হবে।

2. Keyboard দিয়ে সিলেক্ট

Shift + Arrow keys → অক্ষর ধরে ধরে সিলেক্ট। যদি আপনার কার্সর বাম দিকে থাকে, তাহলে ডান এ্যারো চাপতে হবে এবং ডান পাশে থাকলে  বাম এ্যারো চাপতে হবে। এটা সর্বদা ডান=বাম এ্যারোর সব নিয়ম একই-

Shift + Ctrl + Arrow keys → শব্দ ধরে ধরে সিলেক্ট

Shift + End → লাইন শেষে পর্যন্ত সিলেক্ট

Shift + Home → লাইন শুরুর পর্যন্ত সিলেক্ট

Ctrl + A → পুরো ডকুমেন্ট সিলেক্ট

 

3. Ribbon (Home Tab) থেকে সিলেক্ট

Home → Editing Group → Select

Select All → সবকিছু নির্বাচন

Select Objects → টেক্সট ছাড়া শুধু অদৃশ্য অবজেক্ট নির্বাচন

Select Text with Similar Formatting → একই ফরম্যাটের সব টেক্সট নির্বাচন

এবার বাংলা টাইপ করতে হলে আপনাকে ফন্ট পরিবতর্ন করতে হবে 

5️⃣ ফন্ট পরিবর্তন

Home Tab-এ Font গ্রুপে ক্লিক করলে সকল ফন্টের নাম দেখা যাবে।

ডানপাশের স্ক্রোল ক্লিক করে একদম নিচের দিকে নিয়ে যেতে। ওখানে আপনি বাংলা ফন্ট SutonnyMJ পেয়ে যাবেন। অথবা ফন্ট বক্সে টাইপও করতে পারেন-

এর পরে আপনারা বাংলা টাইপ করতে পারবেন। তবে ইংরেজি কোন বর্ণপ্রেস করলে বাংলা কোন বর্ন আসবে সেটা নিয়ে আমরা বিস্তারিত পরে আলোচনা করব-ইনশাআল্লাহ।

🔹 Font Name:

Bangla এর জন্য SutonnyMJ, সবচেয়ে কমন  এবং সুন্দর একটি ফন্ট
English এর জন্য Calibri, Times New Roman

🔹 Font Size:

ছোট → 10–12

বড় → 14–16

ফন্ট সাইজ ছোট-বড় করার প্রয়োজন পরে সেক্ষেত্রে আপনাকে অবশ্যই যতটুকু  লিখা বা ফণ্ট সাইজ ছোট-বড় করতে চান অবশ্যই লিখা সিলেক্ট করতে হবে। লিখা সিলেক্ট করার পরে Font আর ডানপাশে নাম্বার আছে ওখানে ক্লিক করে সংখ্যা বাড়ালে ফন্ট বা লিখার সাইজ বড় হবে। তবে প্রথম অবস্থায় অর্থ্যাৎ কম্পোজ বা লিখা শুরু করার আগে ফন্ট বড় করলে লিখা-

🔹 Font Color:

“A” আইকনের নিচে রঙ নির্বাচন করে যেকোনো রঙ দিন।

🔹 Bold / Italic / Underline:

* Bold → Ctrl + B

লিখার মাঝের কোন শব্দকে কিছূটা মোটা করতে হলে  Bold কমান্ড ব্যবহার করা হয়। তবে লিখা বা শব্দকে সিলেক্ট করে নিতে হবে। ফন্ট বা লিখার সাইজ সব এক থাকবে শুধু মাত্র বোল্ড করলে কিছুটা মোটা দেখা যাবে।

* Italic → Ctrl + I

লিখার মাঝের কোন শব্দকে কিছূটা বাকানো করতে হলে  Italic কমান্ড ব্যবহার করা হয়। এতে করে লিখা বা শব্দটি ডানদিকে হেলে যায়। 

* Underline → Ctrl + U 

লিখার মাঝের কোন শব্দ বা এক লাইন এর নিচের দাগ দেখতে হলে আন্ডার লাইন ব্যবহার করতে হলে Underline কমান্ড ব্যবহার করা হয়। 

6️⃣ Paragraph Alignment (Left/Center/Right/Justify)

Alignment মানে টেক্সট কোন দিকে সাজানো হবে।

* Left (Ctrl + L) → বাম দিকে সাজানো

আপনার কম্পোজ করা প্রতিটি লাইন বাম দিকে সমান থাকবে। কম্পোজ করলে লিখা বাম দিক থেকে শুরু হবে

* Center (Ctrl + E) → মাঝখানে

আপনার কম্পোজ করা প্রতিটি  লাইন মাঝখান থেকে দুই দিকে যেতে থাকবে। এছাড়াও নির্দিষ্ট কিছু শব্দ,  যেমন- জীবন বৃতান্ত এই কথাটি পেজের মাঝখানে রাখতে হলে এই কমান্ড ব্যবহার করা হয়। 

* Right (Ctrl + R) → ডান দিকে

আপনার কম্পোজ করা প্রতিটি লাইন ডান দিকে সমান থাকবে।কম্পোজ করলে লিখা ডান দিক থেকে শুরু হবে

* Justify (Ctrl + J) → চারদিকে সমানভাবে সাজানো (পেশাদার লুক) আপনার কম্পোজ করা প্রতিটি লাইন দুই পাশে সমান থাকবে।যাবতীয় কম্পোজের কাজ করার সময় বা শেষে এই কমান্ড প্রয়োগ করা হয়। 

7️⃣ Line Spacing

টেক্সটের লাইনগুলোর মাঝে যে ফাঁক থাকে সেটাই Line Spacing।

সম্পূর্ণ এক পেজ কম্পোজ করা ডকুমেন্ট পড়তে অনেক সমস্যা হয়। এই কারণে প্রতিটি লাইনের মাঝে কিছুটা ফাকা রাখা হয়। তাহলে পড়তে এবং দেখতেও ভালো লাগে। এই কারণে এই Line Spacing অথবা Paragraph স্পেস বলা হয়। এটা কিভাবে ব্যবহার করবেন তা নিচে দেওয়া হলো-

প্রথমে অনেক গুলো লাইন আপনার ডকুমেন্টে লিখুন বা টাইপ করুন। তারপরে সব গুলো লাইন সিলেক্ট করুন। Home রিবন এর আওতায় Paragraph  লিখা আছে ঠিক তার ডানপাশে চিহ্নে ক্লিক করুন-

Paragraph নামের একটি ডায়লগ বক্স আসবে। ওখানে নিচের দিকে লক্ষ্য করে দেখেন Line Spacing লিখা আছে ঠিক তার নিচে ক্লিক করে 1.5 সিলেক্ট করুন এবং ওকে বাটনে ক্লিক করে- 

 

 

দেখেন আপনার প্রতিটি লাইনের মাঝে ফাকা হয়েছে, যা  দেখতে অনেক সুন্দর লাগছে। তবে কখনও কখনও 1.5 এর জায়গায় Single সিলেক্ট করে পাশের ঘরে 1.3 অথবা 1.2 দিতে পারেন-

সেট করতে:

* Paragraph Group → Line & Paragraph Spacing আইকনে ক্লিক

* 1.0, 1.15, 1.5, 2.0 ইত্যাদি নির্বাচন করুন

চাকরির ডকুমেন্টে সাধারণত 1.15 বা 1.5 ব্যবহৃত হয়।

8️⃣ Bullets & Numbering

তালিকা বা লিস্ট তৈরি করতে ব্যবহৃত হয়।

ওয়ার্ডে যখন কোন কিছু লিষ্ট আকারে লিখা হয় তখন তার পূবে বা শুরুতে কিছু নাম্বার বা চিহ্ন ব্যবহার করা হয় তাদেরকে Bullets & Numbering বলে

Home Ribbon এর আওতার অনেক বুলেটস এবং নাম্বার আছে। যেটা আপনাদের ভালো লাগে, সেটাই আপনাদের খুশি মত ব্যবহার করতে পারবেন।

 

Bullets:

যেসব আইটেমের নির্দিষ্ট সংখ্যা নেই
— যেমন ✔, ●, ○

Numbering:

ধাপে ধাপে লেখা
1, 2, 3 অথবা a, b, c

ব্যবহার:

Home → Paragraph → Bullets / Numbering নির্বাচন করুন।

9️⃣ Copy / Paste, Cut, Undo / Redo

🔹 Copy (কপি):

টেক্সট কপি কিন্তু স্থান পরিবর্তন নয়। একই লিখা যখন অন্য জায়গায় ব্যবহার করবেন, ঠিক তখন এই কপি কমান্ড ব্যবহার করতে হবে। 
Ctrl + C

🔹 Paste (পেস্ট):

কপি করা টেক্সট বসানো। যেলিখা কপি করেছেন ঠিক সেই লিখা যেখানে বসাতে চান ঠিক সেখানে গিয়ে পেষ্ট করতে হবে। 
Ctrl + V

🔹 Cut (কাট):

টেক্সট কেটে নতুন জায়গায় সরানো।  একটি লিখা যেখানে আছে ওইখোন থেকে সরিয়ে অন্য জায়গায় নিয়ে যাবেন কিন্তু প্রথম জায়গায় থাকবে না। সেই ক্ষেত্রে এই কমান্ড ব্যবহার করা হবে। 
Ctrl + X

🔹 Undo (পূর্বের কাজ ফিরিয়ে আনা):

Ctrl + Z কোন লিখা ভুলে ডিলিট করেছেন বা মুছে দিয়েছেন সেটা ফিরিয়ে আনতে এই কমান্ড।  

🔹 Redo (আবার আগের কাজ করা):

Ctrl + Y কোন লিখা ভুলে ডিলিট করেছেন বা মুছে দিয়েছেন সেটা ফিরিয়ে আনার পরে যদি  মনে করেন দরকার নেই। তাহলে এই  কমান্ড ব্যবহার করে আগের অবস্থায় যেতে পারবেন। 

🔟 Find & Replace

ডকুমেন্টে শব্দ খোঁজা বা পরিবর্তনের জন্য।

Find (খুঁজুন):

• Shortcut: Ctrl + F

• ডান পাশে Search Pane আসবে

• যে শব্দ খুঁজছেন লিখুন

Replace (পরিবর্তন):

• Shortcut: Ctrl + H

• Find What: পুরোনো শব্দ

• Replace With: নতুন শব্দ

• Replace / Replace All

উদাহরণ:

“Colour” → “Color” এ পরিবর্তন করা।